Optimiser la gestion des documents des employés est un bon moyen d’améliorer l’efficacité et la productivité d’une entreprise. Au quotidien, un département RH s’appuie sur ces données pour prendre des décisions en lien avec la vie professionnelle d’un salarié. Plus la recherche, l’actualisation et le stockage des informations sont complexes, plus le risque d’erreur et la perte de temps deviennent conséquents. Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel de documents RH est indispensable. Ces outils en ligne permettent d’automatiser l’ensemble des tâches liées à la gestion des ressources humaines. Ils proposent également un espace en ligne ultra sécurisé pour conserver les données du personnel et contrôler leur accès.
Documents des employés : de quoi s’agit-il ?
Les documents des salariés sont les informations, les données et les fichiers papier ou numérique, qui concernent un employé et sa relation professionnelle avec un employeur. Ces dossiers sont généralement rassemblés et gérés par le département des ressources humaines. Voici quelques exemples de documents des salariés les plus courants :
• Le contrat de travail : il définit les termes et conditions d’un emploi comme les responsabilités, la rémunération, les avantages et la durée du contrat.
• Le CV et la lettre de motivation : ces documents sont utilisés pendant le processus de recrutement.
• Les évaluations de performance : ce sont des rapports sur les performances de l’employé. Ils sont basés sur les évaluations annuelles ou les retours d’évaluation continue.
• Les attestations de formations : ces documents attestent des formations professionnelles suivies par l’employé dans le cadre de son activité au sein de l’entreprise.
• Les documents médicaux : il s’agit des fichiers en lien avec la santé de l’employé, comme les demandes de congés maladie ou les certificats médicaux.
• Le bulletin de salaire : ce document regroupe toutes les informations sur la rémunération de l’employé comme les heures travaillées, les déductions et les avantages sociaux.
L’impact d’une gestion non-optimisée des documents des employés sur l’efficacité et la productivité d’une entreprise
La gestion des documents des employés est étroitement liée au bon fonctionnement d’une entreprise. Des fichiers qui ne sont pas mis à jour ou entreposés dans de mauvaises conditions vont pénaliser le service des ressources humaines et ralentir son travail. À terme, cela peut avoir des conséquences sur la santé de l’entreprise, comme :
• La perte de temps : rechercher des documents mal classés ou mal archivésfait perdre du temps aux employés et peut ralentir certains processus opérationnels. Cela peut avoir un impact sur la productivité globale de l’entreprise.
• Un risque d’erreurs : des informations incorrectes dans les dossiers des employés peuvent conduire à des décisions erronées. Cela peut avoir des répercussions sur la gestion des ressources humaines et sur l’attribution de promotions, d’augmentations de salaire et d’autres éléments en lien avec la vie professionnelle d’un employé.
• Des risques de non-conformité des documents : une mauvaise gestion des documents des employés peut entraîner des problèmes de conformité des données. L’entreprise s’expose alors à des risques juridiques et financiers.
• Des problèmes de collaboration internes : des problèmes d’accès aux documents du personnel ou des délais de consultations trop longs peuvent affecter la coordination des projets et impacter les relations entre collaborateurs.
• Un mécontentement de la part des salariés : des conditions d’accès aux documents du personnel fastidieuses ou peu claires entraînent souvent une insatisfaction de la part des salariés, parfois même une baisse de l’engagement.
• Des risques de sécurité : une mauvaise gestion des documents des employés expose l’entreprise à des fuites de données, à la perte de fichiers importants ou à des atteintes à la vie privée des salariés.
• Des frais supplémentaires : les erreurs et les retards provoqués par une mauvaise gestion des documents peuvent entraîner des coûts supplémentaires pour l’entreprise.
Une mauvaise gestion des documents des employés peut avoir des conséquences importantes sur l’efficacité et la productivité d’une entreprise. Pour éviter ces problèmes, un organisme doit optimiser la gestion des dossiers du personnel.
Comment optimiser la gestion des documents des employés ?
Organiser les documents de façon stratégique et ordonnée
Une gestion optimisée des documents du personnel passe par la mise en place d’une méthode organisationnelle qui correspond au fonctionnement et à l’activité de l’entreprise. Vous devez définir un système de classement des documents (par secteur, par ordre alphabétique, par couleurs, par année), de manière à faciliter la recherche d’informations.
Optimiser la gestion des documents des employés grâce au stockage et à l’archivage en ligne
Il existe deux façons de stocker et d’archiver les documents du personnel : la méthode physique et la méthode informatique. La première consiste à conserver les dossiers papier dans un lieu, une pièce ou un coffre au sein de l’entreprise. Cet espace sera obligatoirement verrouillé pour respecter la sécurité et la confidentialité des informations. La seconde consiste à centraliser les données des salariés sur un espace en ligne appelé cloud, par le biais d’un logiciel de gestion du personnel. Ces outils entièrement automatisés présentent plusieurs avantages :
• Un accès rapide et contrôlé aux documents : seules les personnes autorisées disposent du code pour accéder aux informations sensibles. Il suffit d’entrer la combinaison indiquée par le service des ressources humaines pour accéder aux dossiers en ligne.
• Moins de risques liés à la perte de données : l’ensemble des données sont regroupées sur un espace entièrement sécurisé.
• Le suivi des modifications en temps réel : dès qu’un changement est apporté à un document, il s’enregistre directement. Cette option est très utile en cas de contrôle ou de nécessité de justifier des opérations.
• Le suivi des échéances : un logiciel de gestion du personnel offre la possibilité de mettre en place des rappels pour veiller à conserver les documents du personnel pendant toute la durée obligatoire définie par la loi.
Miser sur la sécurité des données des salariés
L’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel est le meilleur moyen de protéger les informations sensibles des employés. Ces outils en ligne proposent de limiter l’accès aux dossiers grâce à des niveaux d’autorisation définis en fonction de la hiérarchie de l’entreprise. Ils disposent également d’une politique de chiffrement des données. Un procédé qui consiste à transformer l’information et à lui donner un format illisible pour tout utilisateur qui ne dispose pas de la clé de déchiffrement. D’autres options permettent de garantir la sécurité des documents :
• La centralisation des informations : en regroupant toutes les informations dans un seul et même espace, il est plus facile de sécuriser l’ensemble des données.
• L’enregistrement des activités des utilisateurs permet de détecter rapidement les comportements suspects.
• La sauvegarde automatisée permet de limiter le risque de perte de données
• Les mises à jour : les fournisseurs de logiciels mettent régulièrement à jour leurs systèmes pour corriger les points vulnérables et assurent ainsi la sécurité continue de leurs plateformes.
• Les notifications en cas d’activité suspecte : les logiciels alertent immédiatement les utilisateurs en cas de comportement suspect.
• La mise en place de mots de passe pour sécuriser encore davantage l’accès aux informations.
L’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel permet de renforcer la sécurité et la protection des données du personnel, tout en simplifiant les processus liés à la gestion des ressources humaines.
Veiller à la mise à jour régulière des fichiers du personnel
Il est courant qu’une entreprise s’appuie sur certains documents du personnel pour prendre des décisions. Il peut s’agir de décisions en lien avec une promotion, un changement de poste, une demande de formation ou une augmentation de salaire. Maintenir l’exactitude des informations permet de ne pas faire de choix erronés qui pourraient avoir un impact dans la vie professionnelle d’un salarié.
Pour ce faire, la mise à jour des dossiers du personnel est une étape particulièrement importante. En cas de modification d’adresse, de coordonnées bancaires ou de changement de statut professionnel, une entreprise doit se montrer réactive et actualiser le plus rapidement possible les données de ses employés. De cette manière, elle se protège des conséquences juridiques, opérationnelles et financières d’une prise de décision sur la base de mauvaises informations.
Privilégier une communication claire et transparente des processus de conservation et d’accès aux documents
Un employé est autorisé à consulter son dossier personnel à condition d’en faire la demande formelle au responsable du service RH de l’entreprise. Sa demande sera traitée dans un délai défini par l’organisme. Après quoi, le salarié pourra accéder aux informations souhaitées. Son supérieur peut lui communiquer les fichiers de deux façons :
• La transmission physique des documents au format papier
• La transmission d’un code d’accès à l’espace de conservation en ligne.
Dans tous les cas, l’ensemble du processus d’accès aux documents du personnel doit être communiqué de manière claire et transparente aux équipes. Chacun doit comprendre la politique de l’entreprise en matière de confidentialité et de gestion des données personnelles. La transparence permet d’évoluer dans un environnement de travail sain et limite les conséquences liées à une mauvaise compréhension des consignes.
Une gestion optimisée des documents des employés peut véritablement améliorer l’efficacité et la productivité d’une entreprise. Un accès facile et sécurisé aux fichiers, des données organisées de façon logique et une mise à jour régulière des informations permettent de faciliter les processus liés aux ressources humaines. Utiliser des outils en ligne comme les logiciels de gestion du personnel est un bon moyen d’optimiser la gestion et le stockage des données de manière sécurisée sur un espace dédié à l’entreprise.