Vous êtes responsable de la gestion des dossiers du personnel au sein de votre entreprise ? Avant toute chose, il est important de savoir quels sont les documents à inclure dans les dossiers des salariés. Entre les obligations légales et les informations qu’on ne doit pas faire figurer, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur le dossier du personnel, quelles informations il doit contenir, et comment adopter une bonne solution de gestion des documents du personnel.
Dossier du personnel : qu’est-ce que c’est ?
Le dossier du personnel, ou dossier salarié, est un ensemble de documents et d’informations relatifs aux ressources humaines et à la paie, créé pour chaque employé d’une entreprise. Il permet de suivre les données liées à un salarié et son évolution au sein de son équipe de travail, tout au long de la collaboration. Ce dossier ne doit pas être confondu avec le Registre du personnel, qui est obligatoire dans toute entreprise.
La création d’un dossier par employé ne représente pas une obligation, mais peut néanmoins être réglementée par une convention collective (contenu, structure, etc.). Cet ensemble de documents peut être géré de différentes manières (format papier ou version dématérialisée), et doit respecter certaines obligations légales. Dans tous les cas, initier, stocker et archiver les documents RH sont des tâches sensibles.
Les avantages de la création d’un dossier personnel pour chaque salarié
Bien que cela ne soit pas obligatoire d’un point de vue légal, créer un dossier pour chaque salarié, au sein du service RH semble essentiel. C’est d’autant plus le cas dans les grandes entreprises, où le nombre d’employés s’avère élevé.
Ce dossier représente tout d’abord un véritable outil pour la gestion du personnel. Pour un salarié, toutes les informations et données utiles sont regroupées en un seul et même endroit. Il devient ainsi très facile de retrouver des précisions sur la carrière, la paie ou les formations d’un membre du personnel. L’évolution de l’employé peut être suivie simplement : son embauche, son intégration dans l’entreprise, sa rémunération, ses évaluations… Une fois le dossier créé (dès l’arrivée si possible), il fait véritablement gagner du temps, en matière de recherche et de suivi d’informations. Le dossier du salarié permet aussi de s’assurer que l’entreprise est en règle au niveau légal, en y incluant tous les documents obligatoires (comme la déclaration préalable à l’embauche).
Les documents qu’il faut conserver dans un dossier salarié
Le dossier du personnel n’est pas régi par une loi spécifique, il n’y a donc pas d’obligations légales quant à son contenu. Il vous appartient néanmoins, en tant que chef d’entreprise ou DRH, de vérifier que vous n’êtes pas soumis à une convention collective qui réglemente le dossier des salariés. En dehors d’une telle convention, vous trouverez ici une liste d’informations et de documents qu’il semble utile, voire essentiel, de conserver dans le dossier de chaque employé.
Les informations
Le dossier du personnel peut contenir les informations suivantes :
• informations sur l’identité (nom, prénom, sexe) ;
• coordonnées (adresse et numéro de téléphone) ;
• situation familiale :
• permis de conduire ;
• personne à prévenir en cas d’urgence ;
• avis d’arrêts maladie ;
• demandes et autorisations pour les congés payés et autres absences.
Les documents
Pour chaque employé, vous pouvez inclure à son dossier :
• documents liés au recrutement (CV et lettre de motivation, notes sur les entretiens d’embauches, copie des diplômes, etc.) ;
• copie d’un justificatif d’identité ;
• justificatif de domicile ;
• contrat de travail ;
• avenants au contrat le cas échéant ;
• certificats de formation ;
• bulletins de paie ;
• avis de visite médicale faits par la médecine du travail ;
• déclarations d’accident du travail ;
• fiches d’entretiens et d’évaluations ;
• dossier disciplinaire s’il existe ;
• documents relatifs au départ de l’employé s’il a quitté votre entreprise (lettre de licenciement, demande de rupture conventionnelle, solde de tout compte, etc.) ;
• adhésion à la mutuelle de l’entreprise, et à la prévoyance si elle existe.
Ce que ne doit pas contenir le dossier personnel d’un employé
Bien que l’établissement d’un dossier du personnel ne constitue pas une obligation légale, il doit tout de même respecter une certaine législation. Ainsi, certains éléments ne doivent en aucun cas apparaître dans le dossier d’un employé. C’est notamment le cas de toutes les informations qui pourraient être source de discrimination :
• l’appartenance syndicale ;
• les opinions politiques ;
• la nature du logement ;
• la religion ;
• l’orientation sexuelle ;
• l’origine ethnique ;
• pour les étrangers, la date d’entrée sur le territoire français ;
• etc.
Il est également interdit de collecter et conserver des données personnelles comme :
• l’historique des adresses de domiciliation ;
• des informations sur le milieu familial ;
• des remarques personnelles caractérisant l’employé ;
• les condamnations judiciaires (sauf si le poste tenu par l’employé nécessite la preuve d’un casier judiciaire vierge).
La conservation de ce type de données par une entreprise est considérée comme du fichage, et soumise à des sanctions pénales.
Les obligations légales de l’entreprise face au dossier du personnel
Comme vu précédemment, la tenue de dossiers du personnel n’a rien d’obligatoire. Cependant, s’ils existent (ce qui est fortement recommandé), ces dossiers doivent respecter certaines obligations légales.
En premier lieu, le nouvel employé doit être mis au courant de la création de son dossier personnel. Il doit pouvoir y accéder sur simple demande, et y apporter des modifications. Toutes les informations et données conservées doivent l’être selon les réglementations du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
L’ensemble des documents peut être gardé au format papier ou dématérialisé. Dans les deux cas, les données doivent demeurer en sécurité. Si c’est le format papier qui est retenu, les dossiers doivent être stockés dans un lieu sécurisé, sous clé, où il n’y a pas d’accès libre. Si les documents des employés sont en version dématérialisée, alors le serveur de stockage doit être sécurisé.
La gestion des dossiers du personnel
Les dossiers du personnel, une fois créés, doivent être gérés avec soin et efficacité. Une bonne gestion permet de rester en conformité avec la loi, et de continuer à tirer les bénéfices liés à l’existence de ces dossiers. Ainsi, il est important de savoir combien de temps conserver les documents du personnel, afin de ne pas se séparer trop tôt de certaines informations essentielles. De même, il faut mettre à jour les dossiers des salariés dès que cela s’avère nécessaire. Lors d’un changement de législation ou d’une nouvelle situation de l’employé, les données contenues dans son dossier doivent être révisées.
Pour s’occuper de ces dossiers de manière sereine et efficace, l’emploi de logiciels de gestion reste la meilleure solution. Avec ce type d’outil, les mises à jour sont exécutées plus facilement, l’horodatage des documents est réalisé de façon automatique, etc. Vous gagnez beaucoup de temps, et êtes sûr de respecter la législation en vigueur à tout moment.