L’entreprise est aujourd’hui soumise à une gestion légale du temps de travail de ses salariés. Cela signifie que l’employeur doit être capable de justifier les temps de présence de ses employés à l’Administration et permettre également à ses équipes de consulter leur solde d’heures à tout moment. La loi de pointage en entreprise ne précise cependant pas quel moyen choisir entre un support papier de suivi des heures, une pointeuse classique avec badge, un logiciel ou une application de pointage. L’ensemble est donc laissé au bon vouloir de l’entreprise. La pointeuse est-elle obligatoire ? Quelle pointeuse sélectionner ? Nous vous disons tout.
Le pointage est-il obligatoire en entreprise ?
La pointeuse est-elle obligatoire en entreprise ? La réponse de la loi est que toute entreprise doit être en mesure de justifier le nombre d’heures de ses salariés, et ce, peu importe le support choisi. Si durant de nombreuses années les heures étaient suivies par un carnet d’heures de travail tenu au mois par l’entreprise, l’arrivée des premières machines badgeuses à permis de simplifier le suivi des entrées et des sorties du personnel. Ces premières pointeuses ne géraient en revanche que les heures de présence et d’absences et nécessitaient, malgré tout, une saisie manuelle des heures effectuées.
Quels salariés sont concernés par la loi sur le pointage ?
L’ensemble des salariés d’une entreprise est concerné par le suivi du temps de travail. Si la méthode de pointage est laissée au libre choix de l’employeur, celui-ci doit respecter le droit des salariés en matière de pointage.
L’arrivée des 35 heures et des jours de RTT a quelque peu compliqué la tâche des employeurs qui ont dû mettre en place un suivi plus précis de la gestion du temps de travail de leurs salariés. L’informatique est alors arrivée et avec elle, des pointeuses en ligne, via une application sous Android ou iOS, venant ainsi respecter le renforcement de la loi de pointage en entreprise.
Le contrôle des horaires, du temps de travail et des accès sur le lieu de travail
Si l’obligation est faite à l’entreprise de pouvoir dire qui se trouve dans ses locaux à un moment donné, le système de surveillance des accès par le biais d’une pointeuse doit impérativement respecter le droit des salariés encadré par la CNIL et le RGPD. Cet encadrement est ainsi un gage de sérieux qui permet de favoriser et de faire accepter un système de pointage aux salariés sans que ceux-ci aient l’impression d’être surveillés.
Par conséquent, l’entreprise peut obtenir une assistance sur le site de la CNIL qui met gracieusement à disposition un guide pratique de sensibilisation de l’entreprise et qui aide à bien choisir sa pointeuse badgeuse numérique tout en étant en règle avec la législation.
Se mettre en conformité avec le RGPD
Souvent difficilement compréhensible par les entreprises, la notion de RGPD est aujourd’hui au centre des débats sur la sécurisation des données personnelles pouvant être parfois exposées à des tiers. Depuis le 25 mai 2018, validant la mise en place du règlement européen sur la sécurisation des données personnelles, l’entreprise en est aujourd’hui entièrement responsable. Chaque salarié a en effet le droit de lui demander ce qu’elle fait de ses éléments personnels, notamment ceux collectés par le biais d’une badgeuse électronique. Voilà pourquoi les logiciels de pointage et leurs applications sont tous en règle avec l’obligation de RGPD et appliquent ainsi les recommandations émises par la CNIL.
L’interdiction du suivi des déplacements au sein de l’entreprise et gestion des données
Avant tout, le système mis en place ne doit, en aucun cas, être utilisé aux fins de contrôle des déplacements des salariés dans l’entreprise. Il doit ainsi laisser la liberté de mouvement et de déplacement à chacun. Les informations collectées (heures d’arrivée, de départs, RTT ou absence entre autres) ne peuvent être accessibles qu’à certaines personnes dans l’entreprise.
La durée de conservation des données collectées est limitée à 3 mois. Celle-ci passe à 5 ans pour celles ayant été utilisées pour le suivi du temps de travail ou des absences.
Les prérequis avant l’installation d’une pointeuse badgeuse
La loi de pointage en entreprise impose une certaine transparence face aux salariés avant la mise en place de la pointeuse telle que la consultation des instances syndicales, CE ou représentants du personnel et l’information obligatoire préalable aux salariés. Le choix du matériel et de la méthode de collecte de ces données reste en revanche du seul choix de l’employeur.
Ainsi, les représentants du personnel, du comité d’entreprise ou du CHSCT doivent être consultés. Ceux-ci valident les modalités de fonctionnement envisagées des appareils de contrôle du temps de présence des salariés et si s’assurent qu’elles respectent parfaitement le droit privé de chacun.
Il est également important de prendre en compte la façon dont la Direction de l’entreprise pense informer ses salariés de la mise en place de ce système de pointage. La loi imposant la collecte des temps de présence et d’absence des salariés, ces derniers n’ont d’autre choix que d’accepter la procédure et ne peuvent s’y opposer. Les seules raisons valables sont que le système retenu n’est pas conforme au RGPD ou que la pointeuse est biométrique et que son utilisation n’est pas justifiée par un accès à des zones de haute sécurité ou restreintes.
Qui dans l’entreprise gère le pointage du personnel ?
La loi désigne l’employeur en tant que responsable légal du pointage de ses salariés. Si c’est bien à lui de s’assurer du bon fonctionnement du logiciel et de son application dédiée dans le cas d’un pointage dématérialisé, il est aussi dans ses compétences de désigner des personnes qualifiées pour la gestion du pointage.
Celles-ci sont donc désignées pour collecter
- les données des temps de présence des salariés :
- la présence sur site ;
- le télétravail ;
- les déplacements en clientèle ;
- l’absence pour congés payés ;
- l’absence exceptionnelle autorisée ;
- les heures de récupération de temps de travail ;
- le repos compensatoire ;
- les heures de délégation de personnel.
Ces tâches sont habituellement confiées aux salariés du service des Ressources humaines, plus particulièrement du gestionnaire de la paie qui pourra éventuellement transmettre certaines de ces informations à d’autres collègues après acceptation de la hiérarchie.
L’impact de la loi de pointage en entreprise : avantages et inconvénients
Chaque salarié doit être informé de l’enregistrement de ses temps de présence dans les locaux de l’entreprise, mais aussi de ses absences. La loi a donc un impact significatif sur l’employé. Celle-ci peut, de ce fait, être perçue comme une contrainte de devoir se justifier systématiquement, voire de se sentir surveillé par son employeur.
Il est alors bon de préciser que le pointage au travail permet de justifier que le salarié a bien effectué ses heures de présence contractuelles. Celles-ci ne peuvent être remises en cause par l’enregistrement effectué. C’est donc grâce à ce pointage que l’employeur ne peut réclamer des heures indues à son salarié, venant ainsi limiter certains conflits.
Le pointage et la loi associée protègent le salarié quant au nombre d’heures réalisées. Il assure :
- le respect des durées maximales du temps de travail ;
- le déclenchement du paiement des heures supplémentaires ;
- le paiement des heures complémentaires dans le cas d’un contrat de travail à temps partiel.
Il vient également certifier la prise de jours de congés ou de RTT ainsi que les journées de repos compensatoire qui sont automatiquement calculées par le logiciel de gestion du temps de travail.
Quels salariés sont concernés par la loi sur la gestion du temps de travail ?
Tous les salariés sont concernés par la loi sur la gestion du temps de travail. Les seuls personnels exemptés sont les employés du secteur agricole et les chauffeurs routiers qui ont leurs propres règles de gestion de leur temps de travail (anciennement le disque routier par exemple).
Les salariés aux horaires particuliers et les cadres hors forfait jour
Les personnels effectuant des horaires particuliers sont également concernés par le pointage. On y trouve ainsi :
- le travail de nuit ;
- le temps partiel ;
- les astreintes ;
- les heures supplémentaires ;
- les heures complémentaires.
Le logiciel de pointage est développé de façon à remettre très précisément la présence ou l’absence du salarié à un moment donné. Il calcule alors le dépassement du temps de travail contractuel et établit le nombre d’heures ouvrant droit, par exemple, à un repos compensatoire ou à des heures supplémentaires.
Les cadres de l’entreprise au forfait jour
Ils sont également concernés par la loi de pointage en entreprise, bien que leur contrat de travail précise un nombre de jours par an à effectuer et non un nombre d’heures mensuelles. Leur pointage est ainsi différent puisqu’il se base sur ce décompte particulier devant être en conformité avec les prévisions du contrat de travail et de la convention de forfait au nombre de jours travaillés par an.
Les salariés en télétravail ou en déplacement professionnel
La présence d’une pointeuse sous forme de logiciel et d’application installée sur le téléphone ou la tablette permet à tout salarié de pointer même s’il est en télétravail à son domicile ou en déplacement professionnel. Cela lui ouvre ainsi les mêmes droits que ses collègues présents sur site. Il lui suffit de badger dès sa prise de fonction et de débadger lors de sa pause méridienne ou à la fin de la journée. Attention, le temps de trajet entre le site de l’entreprise et le client ou le fournisseur est considéré comme du temps de travail. Le salarié doit alors être badgé avant son départ.