La gestion du temps de travail des salariés est rendue obligatoire par le législateur. Aussi, le Code du travail impose-t-il le contrôle des horaires d’arrivée et de départ, des absences et autres heures supplémentaires. Cette gestion est aujourd’hui largement améliorée par un logiciel ou une application de pointage. Les données collectées sont ainsi facilement employées dans la gestion interne des temps de présence et d’absence des salariés. Voyons comment les utiliser.
Installer un logiciel ou une application de pointage pour un suivi efficace
Pourquoi contrôler les heures de travail ? Depuis l’arrêt de la Cour de Justice de l’Union européenne du 14 mai 2019, seul un système de pointage permet un contrôle juste des horaires et des temps de présence des salariés :
- dans l’entreprise ;
- en déplacement ;
- en télétravail ;
- en repos ;
- en congé ;
- en maladie.
Applicable à tous les niveaux de la hiérarchie de l’entreprise, le logiciel de pointage permet de valider son temps de travail depuis une application téléchargée sur une tablette ou un smartphone. L’ensemble des données collectées sont ensuite utilisées principalement pour la réalisation de la paie. Nous allons voir que celles-ci sont également très pratiques dans d’autres cas.
Données collectées du pointage : utiles pour la paie, mais pas uniquement
Voici une véritable alternative à la feuille de pointage. L’application de pointage et son logiciel associé permettent de vérifier principalement que le nombre d’heures contractuel du salarié a bien été effectué. Dans le cadre de la QVT ou qualité de vie au travail, nombre d’entreprises facilitent la mise en place d’horaires à la carte et imposent uniquement une présence minimale d’heures par jour.
Ainsi, chaque salarié est libre de gérer comme il l’entend ses horaires de travail, d’arriver plus tard le matin ou de repartir plus tôt le soir sans être pénalisé au jour le jour. Le pointage lui offre dès lors, selon les accords d’entreprise, de récupérer le temps manquant avant la fin du mois ou celle du mois suivant.
La présence d’un logiciel de pointage est idéale pour vérifier et certifier les heures effectuées avant leur report sur la fiche de paie. L’application joue ici un rôle essentiel dans le calcul des heures supplémentaires et dans l’octroi de jours de repos compensateur qui se trouvent calculés automatiquement selon les conditions contractuelles entre l’entreprise et le salarié.
La gestion des absences est bien évidemment incluse dans le logiciel de pointage. Entre absence pour congé exceptionnel, jours de RTT, congés payés, chaque salarié peut suivre en temps réel sa situation personnelle et l’adapter à son quotidien.
La fiabilité de la badgeuse et des données collectées
La gestion du temps de travail est grandement simplifiée pour le service paie. Celui-ci lance la collection des données en fin de mois de chaque salarié avant de les transférer dans le logiciel de paie. Voici un gain de temps assuré. C’est à ce titre que l’on peut dire que les avantages de la badgeuse pour l’employeur sont multiples.
La simplification des calculs sur la fiche de paie
Avec une collecte des données en fin de mois, le service paie et le salarié sont certains de la fiabilité du calcul des heures travaillées. Ceci limite les réclamations et surtout permet un classement interne des heures effectuées par salarié et par jour de présence ou d’absence.
Un accès facile et sécurisé en cas de contrôle URSSAF ou de l’Inspection du travail
L’employeur doit mettre à disposition de l’URSSAF ou de l’Inspection du travail les heures effectuées par ses salariés. Il doit également pouvoir remettre, sans erreur, les jours d’absence ou de repos. La pointeuse ou badgeuse, s’appuyant sur un logiciel et une application, restitue immédiatement une situation complète par salarié, par service ou pour l’ensemble des salariés.
Une amélioration de la productivité
Si les heures de télétravail étaient auparavant difficilement quantifiables, elles sont aujourd’hui mises à jour en temps réel, puisque le salarié peut valider son temps de travail depuis son domicile, là où le service paie devait intervenir dans son propre logiciel pour mettre à jour les heures effectuées en télétravail après le retour du salarié sur site.
Cette pointeuse numérique est donc un véritable assistant, à la fois du salarié et du service des Ressources humaines. Dans le cas d’heures supplémentaires, celles-ci sont automatiquement calculées et le salarié peut également être averti lors d’un dépassement d’heures.
Sécurité et présence des salariés dans les locaux
La badgeuse a longtemps été suspectée de surveiller les faits et gestes des salariés et leurs allées et venues. Elle est aujourd’hui reconnue comme étant un moyen efficace de vérifier l’éventuelle présence du personnel dans les locaux en dehors des horaires habituels, notamment pour les salariés réalisant des heures supplémentaires ou ceux restant tard le soir.
Elle est également très utile lors d’un incident nécessitant l’évacuation en urgence des salariés puisque le service des Ressources humaines peut très simplement compter les personnes présentes sur le site grâce au pointage effectué lors de leur arrivée au travail.