Les pointeuses badgeuses font aujourd’hui partie de toutes les entreprises, peu importe la taille de ces dernières. Indispensables pour effectuer le suivi du temps de travail du personnel, elles sont toujours associées à un logiciel de pointage ou application badgeuse. Retrouvez ici toutes les infos à connaître sur le fonctionnement d’une badgeuse, les différents types existants, et nos conseils pour bien choisir !
À quoi sert une badgeuse ?
Quelle que soit la taille de l’entreprise que vous gérez ou dont vous êtes le DRH, le contrôle des horaires constitue une nécessité et une obligation. Le Code du travail précise en effet que c’est l’employeur qui est responsable de l’enregistrement et du suivi du temps de travail de son personnel.
Ainsi, chaque employé a un nombre d’heures à réaliser, défini par son contrat, une convention collective ou autre. Il est donc primordial de connaître les heures d’arrivée et de départ de chaque employé, afin de calculer le temps de travail effectif. Cela permet de s’assurer que le salarié a effectué toutes les heures qu’il devait à l’entreprise. C’est aussi utile pour le décompte des heures supplémentaires ou des heures complémentaires. L’ensemble de ces données servira notamment à établir le bulletin de paie.
La pointeuse badgeuse permet une récolte efficace et fiable des heures effectuées par chaque salarié. Avec un tel outil, il est ensuite plus facile pour les services de gestion des ressources humaines de traiter les données.
Les différents éléments d’un système de pointage
Toutes les badgeuses, quel que soit leur type, sont composées de trois éléments essentiels.
Le badge
Un badge est attribué à chaque employé de l’entreprise. Il comprend généralement une puce ou un autre composant capable de stocker les informations liées au salarié (coordonnées, service où il exerce, etc.). Il peut se présenter sous différentes formes (carte, porte-clés, directement sur smartphone, etc.). Les badges peuvent être remplacés par d’autres éléments, notamment en cas de pointage biométrique.
Le terminal
C’est l’élément sur lequel les salariés vont pointer à chaque entrée et sortie. Généralement placé à l’entrée du bâtiment ou du bureau, il contient une horloge électronique et une puce. C’est cette dernière qui enregistre les heures de pointage de chaque employé.
Le système d’exploitation
Une fois les informations enregistrées par le terminal, le système d’exploitation récupère les données. Le transfert peut être effectué par WIFI, via un câble Ethernet ou encore une clé USB. Le système d’exploitation est en fait un logiciel qui présente l’ensemble des données de pointage.
Le fonctionnement d’une badgeuse
Un système de pointage fonctionne toujours sur le même principe. Chaque salarié est identifié via son badge, ou d’autres méthodes selon le type de badgeuse utilisé. L’ensemble du personnel doit pointer le matin en arrivant sur son lieu de travail, et lorsqu’il s’en va. Selon ce qui a été décidé au sein de la société, l’employé peut aussi badger ses entrées et sorties lors de la pause repas, ou lors d’un arrêt temporaire de son activité au cours de la journée.
Les données relatives aux entrées et sorties du personnel sont enregistrées par la badgeuse de l’entreprise. Toutes ces informations sont ensuite envoyées à un logiciel de gestion du temps de travail. Le suivi du temps de travail pour chaque employé est ainsi réalisé de manière automatisée.
Les données peuvent ensuite être exploitées par divers services. C’est notamment le cas du service comptable, qui utilise directement les informations transférées par la pointeuse pour établir les fiches de paie.
Les différents types de badgeuses
Il existe aujourd’hui différents systèmes de pointage au travail.
La badgeuse mécanique
C’est l’un des systèmes de pointage les plus anciens. Chaque salarié se voit attribuer une fiche de pointage. Celle-ci doit être poinçonnée à l’arrivée sur le lieu de travail et lors du départ. Le poinçon indique la date et l’heure de pointage. Les données doivent ensuite être traitées manuellement. Ce type de badgeuse horaire, au format « papier », n’est plus très utilisé, sauf pour les entreprises avec de très faibles effectifs.
La pointeuse digitale ou numérique
Avec ce système de pointage, le personnel est équipé de badges contenant une puce RFID. Il suffit de passer ce badge devant le terminal de pointage afin d’enregistrer les horaires d’arrivée et de départ de chaque salarié. Les données recueillies par le pointage avec badge RFID sont ensuite envoyées au logiciel de gestion.
La pointeuse mobile
Ce système de pointage, dit virtuel, est parfait pour le personnel qui se trouve souvent en déplacement, ou qui fait du télétravail. Le salarié peut pointer via une application, directement sur son téléphone mobile. Les données sont ensuite envoyées et traitées grâce au logiciel de suivi de temps de travail, comme pour les badgeuses digitales. Cette technique a le défaut d’être peu fiable, l’employé pouvant pointer librement. Elle doit donc être basée sur une relation de confiance entre l’employeur et son personnel.
La pointeuse biométrique
Utilisant la reconnaissance faciale, les empreintes digitales, ou autres données « physiques » de l’employé, cette méthode s’avère aujourd’hui limitée. S’il s’agit de l’utiliser dans le cadre du suivi du temps de travail, la CNIL considère que c’est une technique disproportionnée par rapport au besoin. Un système biométrique peut néanmoins être mis en place pour limiter l’accès à un lieu sensible et l’autoriser uniquement à certains salariés, mais le traitement des données reste encadré de manière très stricte.
La mise en place d’une badgeuse
Avant d’équiper votre société, il est nécessaire de répondre à la question : quelle badgeuse pour votre entreprise ? Le choix doit être effectué en fonction de la taille de vos effectifs, de vos contraintes, de votre budget, et de vos besoins ! Chaque produit présente des avantages et des inconvénients. C’est à l’employeur et au service de ressources humaines que le choix revient.
Une fois qu’un système de pointage fiable est sélectionné, il reste à l’installer au sein de vos locaux. Avant de mettre en place une pointeuse horaire, il est nécessaire de consulter les représentants du personnel. La solution choisie doit répondre aux besoins de l’entreprise et respecter la législation liée à la surveillance des heures des employés. L’ensemble des collaborateurs doit être averti de la mise en place du système de pointage, dans un délai raisonnable avant l’installation. Une fois le système mis en place et rodé, il vous reste à profiter de tous les avantages de la pointeuse horaire et de son logiciel de pointage !