Vous souhaitez installer un système de pointage en entreprise ? Découvrez ici comment former vos employés à l’utilisation d’une badgeuse. De l’appli badgeuse de salarié, au logiciel de gestion des données, chacun doit être armé pour bénéficier de tous les avantages du pointage, en respectant le cadre légal !
Choisir une badgeuse horaire et l’installer dans les règles
Avant de mettre en place un système de pointage au sein de votre entreprise, il est nécessaire de choisir le bon appareil. Il existe de nombreux types de pointeuses horaires :
- les pointeuses mécaniques ;
- les pointeuses badgeuses ;
- les pointeuses mobiles ;
- etc.
Le système doit être sélectionné en fonction de votre budget, de vos effectifs et de vos besoins. Si une partie de votre personnel exerce souvent en extérieur (chantier ou déplacement), vous pouvez utiliser une appli pointeuse, disponible sur mobile, très pratique dans ces cas-là.
Il faut au préalable consulter les représentants du personnel et leur expliquer votre choix. La technologie pour laquelle vous avez opté doit être proportionnée aux besoins de l’entreprise en matière de contrôle du temps de travail.
Dans un délai raisonnable précédant la mise en place du système de pointage, il est nécessaire d’en informer l’ensemble des salariés.
Former les employés à l’utilisation de la badgeuse au travail
Avant de mettre en service une nouvelle pointeuse, il est nécessaire de bien former le personnel à son utilisation.
Les utilisateurs de la badgeuse
Les salariés qui devront pointer doivent savoir comment le faire. Il est nécessaire de leur présenter brièvement l’appareil de pointage, et de leur expliquer son fonctionnement. Afin qu’ils deviennent le plus autonome possible, évoquez avec eux les erreurs lors de l’utilisation d’une badgeuse numérique, et comment les éviter ou y remédier.
Former le personnel à l’utilisation d’une pointeuse numérique ou d’un autre type est souvent très rapide, une demi-heure devrait suffire.
Les utilisateurs du logiciel de gestion
Certains employés vont utiliser les informations collectées par l’appareil. Il s’agit bien souvent du service de gestion des ressources humaines et du service comptabilité.
Ces services devront apprendre à utiliser le logiciel de pointage. C’est ce système d’exploitation des données qui va leur faciliter la gestion du temps de travail des salariés. Il est nécessaire de sensibiliser ces salariés à la protection des données personnelles, et au respect des droits des employés en matière de pointage. La durée de formation dépendra de la complexité du logiciel lié à la badgeuse.
Le message à faire passer
Auprès des équipes, en plus de la formation à l’utilisation de la pointeuse, il est nécessaire de faire passer le bon message. En effet, il n’est pas rare que les employés se montrent réticents lors de la mise en place d’une pointeuse horaire. Afin d’éviter toute réaction négative et pour mettre les équipes en confiance, il faut rester transparent. Insister sur le fait que le système de pointage ne sert pas à surveiller les faits et gestes de chacun. Vous pouvez rappeler que suivre le temps de travail effectif est une obligation pour tous les employeurs, et que cela présente de nombreux avantages aussi pour les salariés. Informer également vos employés de leurs droits et de la manière dont sont traitées leurs données personnelles.
Pourquoi mettre en place un système de pointage ?
La mise en place d’une pointeuse présente de réels bénéfices pour une entreprise, à tous les niveaux.
Une obligation légale
Rappelons en premier lieu que c’est à l’employeur que revient le suivi du temps de travail de ses employés. La collecte et l’enregistrement des heures de travail est une obligation dictée par le Code du travail. Aucun moyen spécifique n’est précisé par la législation, l’employeur a donc diverses solutions pour répondre à cette obligation. La Commission nationale de l’informatique et des libertés proscrit cependant l’utilisation d’une pointeuse biométrique. Ce système présente en effet trop de limites vis-à-vis de la protection des données personnelles, et semble disproportionné par rapport au but recherché.
Les avantages de la pointeuse horaire
La mise en place d’une pointeuse horaire en entreprise présente de multiples avantages.
Cela facilite grandement la gestion du temps de travail des employés et fait gagner du temps au service des ressources humaines ou au dirigeant de l’entreprise. Le personnel responsable peut ainsi vérifier rapidement : le respect du nombre d’heures à effectuer, le décompte des heures supplémentaires, les temps de repos acquis par chaque salarié, etc. L’automatisation de la collecte des heures d’arrivée et de départ de chaque employé élimine également le risque d’erreur. Nombre de conflits entre personnel et direction peuvent ainsi être évités.
Les droits des salariés face à un système de pointage en entreprise
Au-delà des différentes étapes à suivre pour instaurer le pointage en entreprise, les salariés ont des droits bien définis face au contrôle de leurs horaires. Bien qu’ils ne puissent s’opposer à la mise en place du pointage en soi, ils peuvent tout de même engager une procédure s’ils estiment que le système choisi ne respecte pas leur liberté et leurs données personnelles. Ils ont également le droit de bénéficier d’un système de pointage fiable et infalsifiable. Enfin, ils doivent pouvoir accéder aux données collectées les concernant.