Surveiller les salariés, et notamment leur temps et leurs horaires de travail, est un droit pour tout employeur. C’est utile pour l’entreprise, mais cela peut aussi l’être pour l’employé, s’il fait des heures supplémentaires par exemple. Le contrôle des employés doit se faire selon une réglementation bien précise et respecter la vie privée et les données personnelles des collaborateurs. Un logiciel de gestion du temps de travail des salariés est une option très pratique qui permet d’exercer ses droits d’employeur tout en respectant ceux des équipes.
Surveillance des employés : ce que dit la loi
Le pouvoir de direction de l’employeur et ses limites
Tout employeur est en droit de surveiller ses salariés dans le cadre de leurs activités pendant leur temps de travail. Par contre, les droits fondamentaux et la liberté individuelle doivent être respectés à tout moment et en tous lieux, comme le précise l’article L1121-1 du Code du travail : « Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ».
Ainsi, tout dispositif de surveillance mis en place doit être justifié par la nature des tâches à effectuer :
- sécurité des biens ou des personnes ;
- lutte contre la concurrence déloyale ;
- contrôle des accès à l’entreprise ;
- gestion du temps de travail ;
- etc.
La mise en place d’un dispositif de contrôle doit également être proportionnée au but recherché.
Le respect de la vie privée
“Chacun a droit au respect de sa vie privée”, c’est ce qu’indique l’article 9 du Code civil. Un employeur ne peut donc pas s’immiscer dans la vie privée du salarié, et à tout ce qui ne touche pas à l’exécution de son contrat de travail. Cette règle s’applique dans la vie personnelle de l’employé, mais aussi lorsqu’il est sur son lieu d’exercice. Par exemple, un employeur n’a pas le droit d’accéder à des documents physiques ou virtuels sur lesquels il est indiqué “personnel”, bien qu’ils se trouvent au sein de l’entreprise ou sur un PC qui y est hébergé. La vie privée des salariés dans l’entreprise ne regarde pas le patron, tant qu’elle ne nuit pas à la société qui les embauche bien sûr.
L’obligation d’information des salariés
Les salariés doivent toujours être tenus informés de la mise en place d’un dispositif de surveillance. Cette information préalable peut être réalisée par de nombreuses voies : panneau d’affichage, e-mail, courrier, note sur l’intranet, etc.
Si la surveillance des employés implique une collecte de données personnelles, cela doit être porté à l’attention de chaque salarié avec différentes précisions (but recherché, cadre légal, destinataire et durée de conservation des données, etc.). Dans ce cas, il est également nécessaire d’effectuer une déclaration préalable auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).
Contrôle des horaires des salariés : tout savoir
Pourquoi surveiller le temps de travail des employés ?
Le contrôle de l’activité des salariés, et notamment de leur temps de travail, est utile pour l’employeur comme pour le salarié. En effet, selon son contrat, tout salarié doit exercer un certain nombre d’heures pour son employeur. Celui-ci est en droit de s’assurer que ces heures sont bien réalisées par chaque équipier.
Contrôler les horaires de travail est également bénéfique pour l’employé, notamment s’il fait des heures supplémentaires. Avec un système de surveillance, il est sûr que ces heures faites en plus seront dûment comptées et rémunérées.
Quels dispositifs utiliser pour contrôler les horaires ?
La loi sur le temps de travail précise que c’est à l’employeur d’indiquer comment sont recensées les heures effectuées par ses employés. En cas d’inspection, il devra rendre des comptes quant aux heures travaillées par les salariés. À cet effet, il peut utiliser des outils de contrôle des horaires et de suivi du temps de travail, comme un système de pointage ou un logiciel qui décompte les durées et heures de connexions des utilisateurs. Ces solutions de surveillance restent soumises à des règles précises et ne doivent pas être mises en place n’importe comment.
Surveillance des horaires et du temps de travail : des règles précises
En utilisant un outil pour contrôler les horaires et le temps de travail de ses employés, le directeur d’une entreprise est soumis à des obligations strictes.
La durée de conservation des données
En matière de protection des données personnelles, la loi est précise, notamment sur les durées de conservation des données. Les données concernant l’accès aux locaux d’une entreprise doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement et les données concernant le suivi du temps de travail peuvent être conservées durant 5 ans maximum.
L’information préalable des salariés
Avant de mettre en place un dispositif de surveillance, les représentants du personnel doivent toujours être consultés. Une fois la décision prise, c’est l’ensemble des employés qui doit être informé des mesures à venir. Peu importe la manière dont l’information est diffusée, elle doit indiquer :
- le but recherché par cette surveillance ;
- le cadre légal utilisé ;
- le nom de celui qui reçoit les données ;
- la durée de conservation des données ;
- la possibilité de s’y opposer en cas de motif légitime ;
- le droit d’accès et de rectification des données collectées ;
Les mesures de sécurité
Les données collectées suite à la surveillance du temps de travail doivent être sécurisées. Seul un nombre restreint de personnes doit y avoir accès. Ce dernier doit être limité, soumis à autorisation et sécurisé.