La gestion du temps de travail constitue aujourd’hui l’une des priorités en entreprise. À la fois obligation légale et source de nombreux bienfaits, elle doit être réalisée avec soin. Découvrez ici à quoi elle correspond exactement, ce qu’elle apporte à l’employeur et comment la mettre en place, avec notamment un logiciel de gestion du temps de travail.
Qu’est-ce que la gestion du temps de travail ?
C’est avant tout une obligation légale pour tout employeur. Chaque dirigeant d’entreprise doit suivre et enregistrer les temps de travail et d’activités de son personnel.
Ces registres doivent exister pour tous les employés d’une société, quels que soient leur contrat de travail et leur régime horaire (horaires individuels ou collectifs, etc.). Ce sont les temps de travail effectifs qui doivent être répertoriés, les temps de pause ne comptent pas. Les congés, absences pour maladies et autres font également partie du suivi du temps de travail.
Quel cadre légal pour la surveillance des salariés et de leur temps de travail ?
Nombre d’outils de gestion du temps de travail peuvent être utilisés pour les salariés d’une entreprise. Néanmoins, il y a des règles à respecter :
- l’employé doit être informé au préalable de la méthode sélectionnée pour le suivi de son temps de travail ;
- les solutions choisies doivent respecter la vie privée et les libertés individuelles de chacun ;
- les données personnelles doivent être protégées (accès restreint, durée et lieu de conservation, etc.).
L’employeur ne tenant pas ses obligations en matière de gestion des temps de travail risque des sanctions établies par le Code du travail.
Pourquoi mettre en place le contrôle du temps de travail ?
La gestion du temps de travail constitue une obligation dans toutes les grandes entreprises et les PME. Mais cela présente surtout de nombreux avantages, pour la direction comme pour les employés.
Améliorer la productivité
Avec un temps de travail suivi, un emploi du temps défini et des priorités établies, chaque salarié sait ce qu’il doit faire sur sa journée, sur quel projet il doit avancer, et le temps alloué pour cela. L’employé ne traite pas une multitude de dossiers à la fois et ne perd pas de temps avec des détails organisationnels, il gagne en efficacité !
Exercer dans de bonnes conditions grâce à un temps de travail bien géré permet à chaque membre d’une équipe d’être plus productif.
Prévoir l’imprévu
L’utilisation d’outils de gestion du travail permet également d’avoir du temps pour les tâches urgentes. Quand les activités quotidiennes sont bien gérées, les employés ont le temps de réaliser leurs tâches correctement. Les missions imprévues demandent donc simplement de se presser un peu plus, ou de faire quelques heures supplémentaires, mais elles ne bousculent pas toute l’organisation. C’est un vrai plus pour tous les collaborateurs d’une entreprise.
Diminuer le stress
Lorsqu’une stratégie de gestion du temps de travail est mise en place, tout le monde est plus serein, les équipes de production comme les managers et le service de ressources humaines.
Pour les managers, avoir un planning établi, connaître le déroulé d’une mission dans le temps et savoir qui a le temps de traiter tel dossier à tel moment, c’est un véritable atout.
Pour le salarié, une bonne organisation permet de remplir ses objectifs dans le temps imparti. L’employé rentre chez lui à l’heure et en ayant terminé ses missions. Il peut ainsi profiter de son temps libre et de ses activités personnelles, et revenir au travail ressourcé et prêt à donner le meilleur de lui-même. De plus, il sait que ses temps de pause et ses droits aux congés sont respectés.
Faire le suivi du temps de travail de manière efficace permet donc à chacun d’exercer son métier sereinement et d’être moins stressé, ce qui s’avère primordial aujourd’hui !
Comment bien gérer le temps de travail des employés ?
Pour contrôler le temps de travail effectif de chaque employé, tout en respectant les obligations de l’entreprise et les droits du personnel, différentes solutions existent.
Planning papier, tableau Excel… les solutions de gestion “à l’ancienne”
Le format papier ou les tableurs type Excel représentait jusqu’à il y a peu de bons systèmes de suivi du temps de travail. Néanmoins, les quantités de données à manipuler et à conserver sont importantes, et le risque d’erreur avec de tels outils est trop élevé.
Biométrie, pointeuse… les systèmes de gestion du temps de travail moderne
La pointeuse peut apparaître comme une méthode efficace pour contrôler le temps de travail en entreprise. Cependant, cet outil reste difficile à combiner avec des logiciels récents et est de moins en moins utilisé.
Le dispositif biométrique quant à lui représente l’un des outils les plus performants pour encadrer les activités des employés. Sécuritaire et presque infaillible, il demeure néanmoins très coûteux.
Les logiciels de gestion des temps de travail
Pour un suivi du temps de travail efficace, les logiciels de gestion du temps de travail semblent idéaux. Ils permettent de saisir les données de manière automatique et peuvent être utilisés de n’importe où, par toutes les personnes autorisées. Avec toutes les fonctionnalités qu’ils proposent, ils constituent une solution globale de gestion des temps de travail. Ils répondent ainsi parfaitement aux besoins du salarié et aux obligations de l’employeur.