La réussite d’une entreprise repose en grande partie sur une gestion efficace de son personnel. Le planning est l’outil qui va permettre d’organiser le temps de travail des salariés et de coordonner les tâches de chacun. Pour élaborer un planning de travail optimal, l’employeur doit respecter plusieurs critères. Les besoins de l’entreprise, les compétences et les disponibilités des salariés sont les premiers éléments à prendre en compte lors de la création d’un planning. L’utilisation d’outils en ligne comme les logiciels de gestion de planning, permettent de concevoir des emplois du temps sur mesure. Ils s’appuient sur les contraintes et les besoins de chaque organisme pour créer le calendrier idéal pour vous et vos employés.
Définir les besoins de votre entreprise
Le planning est un outil de gestion essentiel au bon fonctionnement d’une société. Il permet d’organiser, de coordonner les équipes et de répartir les tâches. Conçu de manière efficace, en tenant compte des ressources disponibles, le planning de travail est un bon moyen d’améliorer sa productivité.
Avant de créer les emplois du temps de ses salariés, l’employeur doit d’abord lister ses objectifs et les projets qu’il souhaite mener à bien. Cela lui permettra d’avoir une vision claire de ses besoins. Il pourra ainsi établir des plannings cohérents, qui répondent à ses attentes.
Il doit également connaître les compétences de ses salariés, pour répartir efficacement les tâches, en fonction des forces et des faiblesses de chacun.
Par la suite, il s’agira de définir des horaires de travail appropriés, en fonction des objectifs de production de la structure (horaires flexibles, de nuit ou classiques). La saisonnalité et les périodes de baisse ou de surcroît d’activité entrent en compte lors de la conception d’un planning. Il faut anticiper les éventuelles fluctuations pour prévoir la main d’œuvre nécessaire et assurer le fonctionnement de sa société en toutes circonstances.
Prendre en compte vos salariés dans la création de planning
Les salariés de votre entreprise sont vos atouts les plus précieux. C’est en partie d’eux que dépendent la productivité et les performances de votre structure. Il est donc judicieux d’échanger sur les disponibilités de chacun et de permettre plus de flexibilité dans les emplois du temps.
Tenir compte des disponibilités de ses employés
Connaître les indisponibilités de vos employés, permet de limiter les absences ou les éventuels retards. Le planning correspondra aux attentes du salarié, qui n’aura pas à poser de jours de congés au dernier moment pour se rendre à un rendez-vous important. Cela est aussi bénéfique pour l’employeur qui évite de perdre du temps à rechercher un remplaçant en urgence. Prendre en compte les disponibilités de son équipe est donc bénéfique pour les deux parties.
Donner la possibilité aux salariés d’échanger leurs horaires
Afin de limiter les absences et les contraintes liées à la modification d’un planning, vous pouvez également donner la possibilité à votre personnel d’échanger leurs horaires. Cette démarche sera très appréciée par vos collaborateurs, qui auront le sentiment d’avoir plus de liberté et d’autonomie dans la gestion de leur emploi du temps.
Répartir au mieux la charge de travail
Certains secteurs ont des pics d’activité journaliers et hebdomadaires. C’est le cas notamment de la restauration. Les clients fréquentent davantage ces établissements le week-end et pendant les vacances. Dans ce cas, la mise en place d’un planning flexible permet de mieux répartir les tâches et la charge de travail des salariés.
Le planning flexible est composé de plages horaires qui alternent chaque semaine, de sorte qu’un employé ne travaille pas toujours au même moment. Il peut ainsi avoir des week-ends disponibles et des journées de travail moins chargées. C’est aussi l’occasion de varier les tâches et de prévenir la lassitude que pourraient ressentir les équipes.
Respecter le temps de travail légal des salariés
Pour être considéré comme légal aux yeux de la loi, le planning du personnel doit respecter plusieurs conditions en accord avec les conventions collectives et le code du travail. Il doit notamment mentionner :
- Les heures de début et de fin de la journée de travail
- Les moments de pause
- Les jours de repos
- La répartition des heures sur la semaine
- La période comprise dans le planning
Ces précisions permettent d’assurer au salarié et à l’inspection du travail que le planning respecte la durée légale du travail en France, soit :
- 10h de travail quotidien maximum
- Un total de 48h de travail hebdomadaire maximum
- Un minimum de 35h de repos par semaine
Communiquer rapidement et efficacement les plannings à vos employés
Le délai de transmission des horaires de travail
Pour qu’un planning soit pris en compte, il doit être communiqué aux employés le plus tôt possible. La loi n’impose aux entreprises, aucun délai d’annonce des horaires de travail. Pour connaître votre échéance, il faudra vous référer à la convention collective de votre organisme. Si aucune mention n’apparaît, il convient de transmettre le document dans un délai raisonnable de 7 jours avant l’effectivité du planning, en respectant certaines obligations.
Le mode de transmission de planning aux salariés
Dans le cas d’horaires communs
L’employeur doit respecter plusieurs conditions lors de la transmission des plannings aux salariés. Dans le cas d’horaires collectifs, il est tenu d’afficher les emplois du temps au sein des locaux de l’entreprise, dans un lieu accessible à l’ensemble du personnel. Les équipes qui travaillent à l’extérieur du bâtiment doivent bénéficier du même accès dans l’enceinte à laquelle ils sont rattachés. L’employeur est libre de choisir la présentation du document, du moment que le texte est clair et lisible.
Dans le cas d’horaires individuels
Concernant les horaires individuels, l’employeur n’est pas tenu de transmettre les plannings en version papier ni de les afficher. Il doit tout de même communiquer leurs emplois du temps aux employés et faire en sorte que ceux-ci soient consultables au sein de la société.
Utiliser un logiciel de création de planning pour optimiser la gestion du personnel
Une des méthodes pour créer un emploi du temps efficace est d’utiliser un logiciel de gestion de planning en ligne. Ces outils, entièrement automatisés, permettent de gagner du temps dans la conception des calendriers et d’optimiser au mieux le travail du personnel.
Créer facilement des plannings efficaces
Le logiciel est conçu pour prendre en compte l’ensemble des données RH de l’entreprise (nombre de salariés, horaires de travail, poste attribué à chacun…). Il propose différents modèles de plannings selon le secteur d’activité et les spécificités de chaque société. En fonction des informations qui lui sont transmises, il compose des emplois du temps sur mesure et facilement modulables.
Arrêt-maladie, congé maternité ou retard… Il est parfois nécessaire de revenir sur le document en urgence. Les logiciels de gestion du personnel permettent de faire des modifications rapidement et facilement.
Les salariés ont également un accès à leur planning via un espace privatisé en ligne. Avec l’accord de l’employeur, ils ont la possibilité :
- D’opérer eux-mêmes des modifications
- De réserver des créneaux de travail pour moduler leur emploi du temps en fonction de leurs disponibilités.
- D’échanger leur plages horaires entre salariés
Créer facilement des plannings complexes
Certaines entreprises pratiquent des horaires particuliers, qui peuvent rendre la conception des plannings plus complexe. Beaucoup de structures utilisent des outils comme Excel pour la gestion des ressources humaines. La personne chargée d’organiser le temps de travail des salariés entre alors manuellement les informations dans un tableau et génère elle-même les calendriers. Cette méthode est risquée, car une mauvaise manipulation peut rapidement bousculer le fonctionnement de toute l’entreprise. Passer par un logiciel de gestion RH permet d’automatiser cette tâche et de limiter le risque d’erreurs.
Limiter les délais de communication
Nous l’avons vu, il est préférable de communiquer les horaires aux salariés de son entreprise dans un délai raisonnable. Lorsque la conception des emplois du temps est complexe, il est parfois difficile de respecter cette recommandation. Utiliser un logiciel de gestion du personnel est un bon moyen d’organiser plus rapidement les heures de travail des employés. L’outil s’appuie sur les données RH transmises en amont et génère automatiquement un tableau cohérent. Le document peut alors être transmis aux équipes au plus tôt.
Favoriser l’accessibilité des plannings aux salariés
Un salarié doit avoir accès facilement à son planning. À défaut, il risque de ne pas pouvoir le consulter au moment voulu, ce qui peut entraîner des retards ou des absences. Si l’employeur n’a aucune obligation de transmettre une version papier des plannings à ses collaborateurs (dans le cas d’horaires individuels), il doit malgré tout faire en sorte que le document soit consultable au sein de l’entreprise. Le logiciel de gestion du personnel à l’avantage de permettre aux salariés de consulter leur emploi du temps à tout moment via un espace privatisé en ligne. Ils peuvent aussi choisir de recevoir le document par SMS ou par e-mail en version PDF. Un bon moyen de limiter les erreurs de calendrier.
Pour élaborer un planning efficace pour ses salariés, un employeur doit prendre en compte plusieurs éléments. Dans un premier temps, il lui faudra définir les besoins et les objectifs de son entreprise en termes de productivité. Il doit également évaluer ses ressources en main d’œuvre et son budget. Un planning efficace prend en compte les compétences et les disponibilités des salariés de la société. Les équipes font partie intégrante du fonctionnement d’une structure, ne pas tenir compte de leurs disponibilités peut engendrer des absences, ou des changements de plannings de dernière minute. Après avoir conçu des emplois du temps, il faut encore les transmettre aux salariés, en respectant certaines obligations en termes d’affichage. Une communication réussie repose sur la rapidité et la clarté des documents fournis. Utiliser un logiciel de RH est un bon moyen de rendre les horaires accessibles à tous, de réduire le temps consacré à la création des plannings et d’optimiser la gestion de son personnel.