Un planning de travail optimisé permet d’améliorer considérablement la productivité du personnel d’une entreprise. Pour être efficace, le calendrier doit être conçu à partir des objectifs de la société et prendre en compte les besoins et les compétences des salariés. Flexibilité, clarté et communication sont les maîtres-mots pour organiser votre temps de travail et tirer le meilleur parti de vos équipes. Voici différentes stratégies à mettre en place pour créer un planning de travail optimisé et améliorer la productivité de votre entreprise notamment grâce à un logiciel de gestion de planning.
Définir les objectifs de votre entreprise
Le planning peut être envisagé comme une feuille de route, à la fois pour l’employeur et pour ses salariés. Il définit les horaires de travail des équipes en fonction des besoins de l’entreprise et permet de distribuer les tâches. Le planning est un document particulièrement utile au bon fonctionnement d’un organisme. Bien coordonner ses salariés et répartir efficacement les missions participe à optimiser la production de sa société. Avant de concevoir les emplois du temps du personnel, l’employeur doit avant tout :
- Définir ses besoins
- Identifier ses objectifs en termes de production et de résultats attendus
- Lister ses projets en cours et à venir
À partir de ces informations, il pourra déterminer la durée de chaque projet. Ces données seront prises en compte dans la conception des plannings. Elles lui permettront d’organiser au mieux le temps de travail des salariés en fonction des échéances à respecter.
L’employeur peut envisager de concevoir un rétroplanning pour mieux visualiser ses objectifs dans le temps. Le rétroplanning est un outil de gestion qui prend la forme d’un calendrier inversé. Il faut partir de la date de fin d’un projet, pour définir en sens inverse, les étapes à réaliser en remontant jusqu’au moment présent. Un bon moyen de respecter les échéances définies dans le cahier des charges. L’employeur n’a aucune obligation de communiquer ce document à ses salariés, pour autant, cela pourrait participer à fédérer et à motiver les équipes.
Prendre en compte son personnel lors de la conception des plannings
Mettre en place des échéances réalistes
Les salariés sont le moteur d’une société. Faire en sorte qu’ils se sentent écoutés et pris en compte participe à améliorer leur productivité. Lorsqu’il estime la durée de ses projets, l’employeur doit veiller à définir des échéances réalistes pour ne pas surcharger son personnel. Des délais trop justes et des missions réalisées dans l’urgence auront pour conséquence de démotiver les équipes.
Répartir les tâches en fonction des compétences des employés
Après avoir précisé les projets de l’entreprise, il convient de répartir les tâches. L’employeur va devoir mesurer les compétences, les points forts et les points faibles de ses collaborateurs, avant d’attribuer les missions. Les salariés apprécieront de travailler sur un sujet qu’ils maîtrisent. Ils se sentiront plus à l’aise et seront plus productifs.
Tenir compte des indisponibilités du personnel dans la création des plannings
Une entreprise est parfois amenée à participer à des événements ou à travailler sur un projet en dehors des horaires de travail habituels. Elle a alors besoin de personnel pour assurer la présence ou le fonctionnement de la société. Plutôt que d’imposer, l’employeur peut directement interroger ses équipes sur leurs disponibilités et faire appel à des volontaires. Les personnes qui auront fait le choix d’être présentes, feront preuve de bonne volonté, contrairement à des salariés qui percevront leur présence comme une contrainte.
Prévoir des temps de repos, en accord avec la durée légale du travail en France
Le code du travail prévoit des dispositions strictes à l’égard des employeurs, concernant le temps de travail des salariés. Un planning doit respecter la durée légale du travail en France pour être conforme à la loi. Ces obligations sont nécessaires pour assurer le bien-être et la sécurité des employés. Afin de limiter les risques de burn-out liés à une surcharge d’activité, l’entreprise doit donc mettre en place des temps de repos adaptés dans les emplois du temps des équipes.
Privilégier des plannings flexibles
Donner la possibilité à vos employés d’échanger leurs horaires
Des contraintes personnelles (rendez-vous médical, accident, événement familial) peuvent contraindre les employés d’une entreprise à modifier leur planning. Pour faciliter ces changements, vous pouvez donner la possibilité à vos équipes d’échanger leurs horaires de travail. Les salariés pourront s’organiser de manière plus autonome, sans bouleverser l’organisation de la société.
Opter pour un planning flexible quand cela est pertinent
Dans certains secteurs d’activité, la mise en place d’un planning flexible est indispensable. Le planning flexible est composé de plages horaires qui alternent chaque semaine. Ce principe a pour avantage de mieux répartir la charge de travail et les tâches des salariés. De cette manière, un employé ne travaille pas toujours au même moment. Il peut avoir des journées plus calmes et des missions variées.
Communiquer rapidement et efficacement les plannings à vos salariés
Respecter des délais de transmission raisonnables
Le personnel d’une entreprise appréciera d’être informé à l’avance de ses horaires de travail. Une attention qui lui permettra :
- D’organiser son temps personnel en fonction de son planning
- De visualiser ses missions pour les jours, les semaines ou les mois à venir
- De moduler son emploi du temps en cas d’indisponibilité
- D’organiser ses tâches et son quotidien plus efficacement
Si la loi ne fait mention d’aucun délai concernant la transmission des plannings à ses salariés, certaines obligations peuvent être indiquées au sein des conventions collectives. En l’absence d’indications, l’employeur est tenu de respecter un délai de communication des horaires de minimum 7 jours avant le début du planning.
Rendre les plannings accessibles à vos salariés
Les méthodes de communication des plannings varient selon le fonctionnement de chaque société. Un employeur qui a fait le choix de proposer des horaires collectifs à ses équipes est tenu d’afficher les emplois du temps dans les locaux de l’entreprise. Le document doit être accessible à tous et rédigé de façon lisible.
Dans le cas d’horaires individuels, l’employeur peut distribuer les plannings en version papier à chaque salarié, mais il ne s’agit pas d’une obligation. Il doit tout de même faire en sorte que les calendriers soient consultables au sein de la structure, sur demande du personnel.
Réévaluer régulièrement votre planning de travail en termes de productivité
Pour qu’un planning soit optimal, il est parfois nécessaire d’opérer des réajustements en fonction des résultats obtenus. Vous pouvez, après quelques mois d’activité, faire le point sur l’efficacité de votre méthode de gestion du personnel. Est-ce que les projets ont été réalisés en temps et en heure ? Le personnel a-t-il atteint les objectifs souhaités ? Les équipes sont-elles satisfaites de l’organisation de leur temps de travail ? N’hésitez pas à demander des retours à vos employés pour réajuster et améliorer les plannings et donc, la productivité.
Utiliser un outil de gestion du personnel pour optimiser vos plannings
Pour optimiser au mieux les horaires de vos salariés et améliorer la productivité de votre entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel qui va vous aider à créer vos plannings de travail. Ces outils en ligne permettent d’automatiser les tâches liées à la gestion du personnel, pour vous faire gagner en temps et en efficacité.
Offrir plus d’autonomie à vos employés dans la gestion des plannings
Passer par un logiciel de gestion du personnel en ligne offre à vos employés la possibilité de moduler leur planning en toute autonomie, via un espace privatisé. Vous pouvez ainsi proposer des créneaux de travail sur lesquels ils peuvent se positionner ou les laisser échanger leur plage horaire avec un autre salarié en cas d’indisponibilité.
Privilégier un accès libre aux emplois du temps
Ne pas avoir accès à son emploi du temps à tout moment peut entraîner des erreurs de la part des salariés. Un logiciel de gestion du personnel propose un espace en ligne dédié aux équipes, sur lequel ils ont un accès illimité à leur emploi du temps. Un bon moyen de limiter les absences et les retards liés à une erreur de planning.
Résoudre facilement les conflits d’horaires
Lorsqu’on gère une équipe, il arrive d’être confronté à différentes problématiques qui provoquent le mécontentement des salariés :
- Congés au même moment
- Événements qui se chevauchent
- Changements de dernière minute
C’est pourquoi une entreprise doit mettre en place une procédure organisationnelle efficace qui prend en compte les nouvelles façons de travailler des salariés (horaires flexibles et télétravail). Les logiciels de gestion RH sont des outils efficaces pour éviter les conflits d’horaires au travail. Ils permettent de planifier les tâches des employés (réunions, événements, rendez-vous) et de réserver des bureaux ou des salles de réunion directement en ligne. Le personnel dispose d’un espace privatisé sur lequel il peut moduler son planning et réserver lui-même ses créneaux pour une réunion ou la réservation d’un espace (bureau, salle de conférence). Ce qui a pour avantage de limiter les conflits internes.
Optimiser ses plannings de travail est essentiel pour améliorer la productivité de vos employés. Pour réaliser des emplois du temps efficaces, il faut tenir compte des besoins, des compétences des salariés et des contraintes de l’entreprise. Prioriser les tâches, créer des plages horaires flexibles et communiquer rapidement les emplois du temps, participe à améliorer la satisfaction des équipes. Un environnement de travail positif est essentiel pour atteindre vos objectifs de productivité, tout en veillant à la satisfaction de vos collaborateurs.