Le planning de travail est un outil de gestion indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise. Sa remise tardive aux salariés peut engendrer des conséquences négatives sur le bien-être général et sur la productivité de la structure. Le délai de communication des plannings est propre aux conventions collectives des entreprises. En l’absence de réglementation, l’échéance dite “raisonnable” pour transmettre ses horaires de travail au salarié, est de 7 jours. Utiliser un logiciel de gestion de planning permet d’optimiser au mieux la communication de vos plannings. L’outil en ligne, centralise les informations RH des entreprises et permet aux employés de consulter leur emploi du temps à tout moment.
La création d’un planning de travail
Les étapes indispensables à la création d’un planning de travail
Le planning de travail est un outil de gestion du personnel d’une entreprise. Il indique les jours et les horaires de travail d’une équipe. Ce qui permet d’organiser efficacement les tâches des salariés pour assurer la productivité d’une entreprise. Pour créer un planning efficace, il faut en amont :
- Déterminer les objectifs et les besoins de l’entreprise
- Identifier les ressources disponibles : main-d’œuvre et budget
- Délimiter les fonctions et les tâches du personnel
- Définir les horaires les plus adaptés au fonctionnement de l’entreprise : travail en journée, horaires de nuit, périodes d’astreinte ou assistance 24h/24
- Identifier les périodes de surcroît ou de baisse d’activité tout au long de l’année
À partir de ces informations, vous pourrez concevoir un planning de travail adapté à votre activité, tout en respectant certaines obligations.
Les mentions obligatoires du planning de travail
Le planning de travail doit faire mention d’un certain nombre d’informations pour être légal aux yeux de la loi et permettre aux salariés d’avoir une vision précise de l’aménagement de leur temps de travail au sein de l’entreprise. Les principales obligations de l’employeur en matière de création de planning (dans le cas d’horaires collectifs pour l’ensemble des salariés d’une même structure) sont :
- La mention des dates de la période concernée
- L’horaire de début de la journée de travail
- L’horaire de fin de la journée de travail
- Les jours et la durée des périodes de repos
La présentation du planning
Si le contenu d’un planning de travail est réglementé, la loi ne dit rien quant à la forme que doit prendre ce document. En version papier ou par le biais d’un logiciel de gestion du personnel en ligne, l’employeur est libre de choisir ce qui lui convient, en fonction des spécificités de son entreprise. Il doit cependant veiller à ce que les salariés aient accès facilement à leur planning, pour éviter les incompréhensions et les problèmes d’organisation.
Communiquer le planning de travail à son équipe
Quel est le délai idéal pour communiquer un planning à ses employés ?
Officiellement, la loi française n’impose aucun délai concernant la communication des plannings de travail aux salariés. Cette obligation est définie au sein de la convention collective applicable à chaque entreprise. Dans l’idéal, l’employeur doit respecter un temps de prévenance dit “raisonnable”, qui ne doit pas être inférieur à 7 jours. Le mieux reste de communiquer le planning à ses salariés le plus tôt possible.
Ce délai est souvent plus long au sein d’une entreprise qui pratique l’astreinte. Dans ce cas précis, et à défaut d’un accord collectif établi, le personnel d’astreinte doit être informé de ses horaires au moins 15 jours à l’avance.
Les différents modes de transmission du planning
L’affichage au sein des locaux de l’entreprise
Dans le cadre d’un planning collectif, l’employeur a pour obligation d’afficher les horaires de travail des salariés dans les locaux de l’entreprise. Le dispositif d’affichage des plannings est également précisé au sein des conventions collectives de chaque structure.
Les entreprises qui proposent des horaires individualisés à leurs employés n’ont pas l’obligation d’afficher les horaires de travail de chacun, ni même de fournir une copie papier des plannings. Elles doivent malgré tout, permettre aux salariés de consulter leurs horaires de travail sur place.
La gestion en ligne des emplois du temps pour un accès libre à tout moment
Une mauvaise communication du planning de travail peut entraîner des conséquences néfastes pour une entreprise et bouleverser son organisation. Un employé qui n’a pas accès à son planning est susceptible de se tromper d’horaire ou d’arriver en retard au travail.
S’il a été informé trop tard d’un changement dans son emploi du temps, il peut être indisponible ou simplement refuser cette modification (si cette possibilité n’était pas indiquée dans son contrat de travail). Cela peut entraîner des retards qui vont freiner la productivité de la structure. Les problèmes liés à une mauvaise communication des plannings peuvent également impacter le quotidien des salariés, dont le mécontentement aura des conséquences sur la bonne entente au sein de l’entreprise.
L’utilisation d’un logiciel RH permet de pallier les conséquences d’une mauvaise gestion du personnel et de limiter les risques que pourrait engendrer une communication trop tardive des plannings de travail aux employés.
Des outils en ligne comme Shyfter permettent de faciliter la gestion du personnel au sein d’une entreprise en centralisant toutes les informations relatives aux ressources humaines (contrats, plannings de travail, pointage) à un seul et même endroit. Un outil tout-en-un qui permet une meilleure organisation et un accès 24h sur 24 aux plannings des salariés.
Cette solution de communication est particulièrement utile dans le cas de structures qui pratiquent des horaires flexibles complexes, comme les métiers de la restauration, ou les entreprises de services dont les heures de travail changent régulièrement. Disposer d’un outil de gestion en ligne permet de rester connecté avec ses salariés et d’optimiser sa communication. Un moyen d’envisager son organisation interne plus sereinement tout en gagnant du temps.
Le délai de communication des plannings aux salariés a son importance. Respecter une échéance minimale d’au moins une semaine est fortement recommandé. En effet, une transmission tardive ou une modification de dernière minute peut avoir un impact, à la fois sur l’état d’esprit de l’employé, qui devra revoir son organisation et sur l’efficacité de l’entreprise. Afin de pallier les conséquences d’une mauvaise gestion de personnel, l’utilisation d’un logiciel RH comme Shyfter est indispensable. Il permet de répondre aux problématiques liées à la communication des plannings, tout en réduisant le délai de transmission des emplois du temps aux salariés.