Le planning du personnel est un outil qui permet d’organiser et de coordonner le travail des salariés, de manière à assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Il s’agit d’un document officiel qui doit respecter un certain nombre d’obligations légales, en accord avec le Code du travail et les conventions collectives. Pour vous assurer de la légalité de votre document, l’utilisation d’un logiciel de gestion de planning de travail est particulièrement recommandée. Ces outils en ligne, entièrement automatisés, sont conçus pour faciliter la conception des emplois du temps, dans le respect des règles définies par la loi. Pour autant, il est essentiel de connaître les obligations d’un planning qui incombent à l’employeur avant de se lancer dans la création d’un planning du personnel…
Les obligations d’un planning liées à sa conception
Qu’est-ce qu’un planning de travail?
Le planning est un outil de gestion utilisé par les entreprises pour organiser le travail des salariés. Il permet de coordonner l’ensemble du personnel et de répartir efficacement les tâches. Le document fait office de feuille de route pour les salariés. Il contient les horaires de travail, les temps de repos et les congés sur une période donnée.
Quels éléments doivent obligatoirement figurer sur le planning de travail?
Plusieurs informations importantes doivent figurer sur le document. Elles font partie des obligations d’un planning que l’employeur doit respecter dans son élaboration. Dans le cas d’un emploi du temps collectif, dont les horaires sont applicables à l’ensemble des salariés d’une entreprise, il s’agira de mentionner :
- Les horaires de début de journée
- Les horaires de fin de journée
- Les jours de repos
- La période durant laquelle le planning s’applique
Dans les entreprises qui ont mis en place des horaires aménagés, le planning doit indiquer en plus :
- Les dates de la période concernée
- La répartition des horaires pour chaque semaine
Ces précisions permettent de s’assurer que l’employeur respecte la durée légale du travail en France, soit :
- 10h de travail quotidien maximum
- 48h de travail hebdomadaire maximum
- 35h de repos par semaine
Quelle forme doit prendre un planning de travail?
Si le contenu d’un planning de travail est réglementé, la loi n’impose aucune obligation sur la forme que doit prendre le document. L’employeur est libre de choisir ce qui convient le mieux à son entreprise : tableau, agenda, planning en ligne ou document papier, plusieurs possibilités sont envisageables. L’emploi du temps peut également être hebdomadaire, mensuel ou annuel.
Aujourd’hui, il existe bon nombre d’applications et de logiciels qui permettent de concevoir un planning du personnel. Ces outils en ligne ont l’avantage de proposer des modèles de présentation clairs et adaptables à tous les secteurs d’activités. Ce qui facilite, entre autres, la lisibilité du document.
L’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel permet également de concevoir des plannings complexes. Grâce à l’automatisation des données, l’outil prend en compte l’ensemble des informations RH de l’entreprise pour créer des emplois du temps cohérents et efficaces. Un bon moyen d’assurer la productivité de sa structure et de gérer les périodes de fluctuation d’activité.
Les obligations d’un planning liées à la communication aux salariés
Les délais de communication
La loi ne fait mention d’aucune règle concernant le délai de communication des horaires de travail aux salariés. Cette échéance est généralement indiquée dans la convention collective de chaque entreprise ou secteur d’activité. Il convient donc de la consulter directement pour connaître ses obligations.
En l’absence d’indications, l’employeur est soumis à un temps de prévenance “raisonnable” de maximum 7 jours avant l’amorce du planning. Dans l’idéal, il convient de transmettre leur emploi du temps aux salariés le plus tôt possible pour éviter tout mécontentement et permettre au personnel d’organiser ses obligations personnelles en amont.
Les moyens de communication aux salariés
Un employeur est contraint de respecter un certain nombre d’obligations d’un planning en matière de transmission des plannings. La réglementation dépend du fonctionnement de l’entreprise.
Dans le cas d’horaires collectifs
L’horaire collectif est un horaire de travail appliqué à l’ensemble ou une partie des salariés d’une entreprise. Il n’est pas forcément le même pour tout le monde. Dans le cas d’une entreprise de services, un horaire de jour est attribué à l’équipe qui travaille en journée, et un horaire de nuit est commun à tous les salariés qui travaillent la nuit. Dans cet exemple, il existe donc deux horaires collectifs pour une même société.
L’employeur qui a mis en place des horaires collectifs au sein de sa structure est tenu d’afficher les plannings dans ses locaux, de manière à ce qu’ils soient accessibles à l’ensemble du personnel. Il dépend également des conventions collectives de chaque organisme. Dans tous les cas, il doit être clair et en caractères lisibles.
Si des équipes travaillent à l’extérieur, dans un autre bâtiment que le siège de l’entreprise, le planning doit être affiché dans les établissements de rattachement respectifs.
En cas de modification, le planning rectifié doit, lui aussi, être affiché au sein de l’entreprise sous les mêmes conditions que l’emploi du temps initial. Quel que soit le format du planning, celui-ci doit être systématiquement daté et signé par l’employeur. Suite à quoi, il sera communiqué à l’inspection du travail. Le non-respect de l’obligation d’affichage des horaires peut engendrer des sanctions. L’employeur s’expose à une contravention pouvant atteindre 750€. Ce manquement peut aussi avoir des répercussions au sein même de l’entreprise et provoquer le mécontentement des salariés. La confiance est un critère important pour le personnel, qui peut voir dans ce refus de communiquer un manque de transparence de la part de sa hiérarchie. L’absence de communication des plannings à l’inspecteur du travail est également passible d’une amende pouvant atteindre les 37 500€. Il s’agit notamment d’un délit d’obstacle qui peut être puni d’emprisonnement.
Dans le cas d’horaires individuels
L’horaire individuel est applicable à un seul salarié. Il peut s’agir de plages horaires fixes ou mobiles. Les employeurs qui proposent des horaires individualisés à leur personnel ne sont pas soumis à l’obligation d’affichage des plannings. Aucune loi ne leur impose de fournir le document en version papier. Malgré tout, les salariés doivent avoir la possibilité de consulter leurs plannings au sein de l’entreprise.
Passer par un logiciel de gestion du personnel permet de communiquer plus facilement les emplois du temps à ses salariés. Les plannings sont accessibles directement en ligne 24h sur 24, avec la possibilité de recevoir le document par e-mail et par SMS. Permettre à tous les membres de l’entreprise d’accéder à leurs informations librement est un bon moyen de limiter les erreurs pouvant entraîner des retards et des absences. Dans le cas d’une modification d’emploi du temps, le personnel est informé plus rapidement du changement d’horaire. Il peut ainsi prendre le temps de réorganiser son quotidien.
Le planning de travail n’a pas pour unique vocation d’informer les salariés sur leurs horaires. C’est aussi un bon moyen pour l’employeur d’optimiser la gestion de son personnel et de visualiser l’organisation humaine de son entreprise. Le document, quelle que soit sa forme, a également une valeur légale. Il doit mentionner plusieurs éléments comme les horaires de la journée de travail, les congés et les temps de pause des salariés. Il permet aussi de s’assurer que l’employeur respecte la durée légale du travail. Pour être certain de la conformité de votre document, l’utilisation d’un logiciel de gestion RH est particulièrement recommandée. Ces outils en ligne sont conçus pour optimiser la création des emplois du temps, dans le respect de la loi. Ils ont pour vocation de faciliter la communication des plannings aux employés et permettent de réduire les délais de transmission du document.