Le planning du personnel est un document qui a une valeur légale aux yeux de la loi. L’employeur doit respecter un certain nombre de recommandations définies dans le Code du travail et au sein des conventions collectives, lors des différentes étapes de la conception des plannings. Respecter la durée légale du travail en France, dater et signer le document, faire en sorte que le texte soit lisible, font partie des obligations de l’entreprise. Mais celle-ci a également des contraintes internes qui entrent en compte dans la création des emplois du temps. L’employeur doit répondre aux objectifs de production, à ses attentes financières et veiller à la satisfaction des salariés. L’utilisation d’un logiciel de gestion de planning permet d’optimiser les plannings et de faciliter leur conception, tout en respectant les obligations de l’employeur définies par la loi.
La conception du planning de travail
Définition du planning de travail
Le planning est un document papier ou numérique qui recense les horaires de travail et les congés des salariés d’une entreprise. L’employeur s’appuie sur cet outil de gestion, pour répartir les tâches et organiser le travail de chacun. Pour le personnel, le planning fait office de feuille de route. Il permet de visualiser son emploi du temps sur une période donnée (semaines, mois, année) et d’aménager son quotidien en conséquence.
Les étapes de la création d’un planning
Définir ses besoins
La première étape pour concevoir un planning de travail est de définir ses objectifs en termes de production et ses espérances financières. L’employeur pourra alors évaluer ses besoins en personnel et créer des plannings adaptés. Il faut également prendre en compte les périodes de hausse et de baisse d’activité. Certaines structures voient leur production s’accélérer au cours de l’année. C’est le cas des restaurants, dont la fréquentation a tendance à augmenter pendant les vacances scolaires, en été ou les week-ends.
Déterminer son fonctionnement horaire
Une fois ses besoins définis. L’employeur doit sélectionner le modèle horaire qui correspond le mieux à son secteur d’activité et aux objectifs de son entreprise. Il peut choisir de pratiquer des horaires fixes, dites “classiques” ou privilégier un planning rotatif à horaires flexibles.
Le planning rotatif est composé de différentes plages horaires qui alternent chaque semaine. Ce modèle est particulièrement adapté aux entreprises qui fonctionnent 24h sur 24 comme les hôtels, les pharmacies, les services de sécurité ou certains magasins. Le personnel “tourne” chaque semaine de manière à ce que la charge de travail soit mieux répartie et les tâches plus variées. Un pharmacien ne sera pas obligé de travailler tous les week-ends ou de faire les mêmes nuits de garde.
Prendre en compte son personnel dans l’élaboration des plannings
Le planning est avant tout, un outil de gestion RH qui peut permettre à l’employeur d’augmenter la productivité des salariés. Pour cela, il doit faire en sorte que ses collaborateurs travaillent dans de bonnes conditions en appliquant certaines mesures comme :
- Privilégier les contrats à temps partiel pour minimiser la fatigue des salariés : embaucher du personnel à temps partiel permet de donner un peu de répit aux équipes en diminuant les longues heures de travail au profit de moments dédiés au repos.
- Proposer des heures de travail plus flexibles : vous pouvez donner à vos salariés la possibilité de moduler davantage leur temps de travail en proposant des plages horaires sur lesquelles ils peuvent se positionner volontairement.
- Permettre aux employés d’échanger leurs horaires : un procédé qui a l’avantage de limiter les absences et d’offrir une autonomie satisfaisante pour vos collaborateurs.
- Mettre en place des échéances réalistes pour ses projets : des délais trop courts auront pour conséquence de surcharger le personnel et engendreront un sentiment de frustration.
- Répartir les tâches en fonction des compétences de chacun : l’employeur doit bien connaître les points faibles et les points forts de chacun pour distribuer le travail de façon stratégique. Un salarié qui doit réaliser une mission qu’il maîtrise sera beaucoup plus productif.
- Tenir compte des indisponibilités du personnel : lors d’un événement qui a lieu en dehors des horaires de travail habituels, il est préférable de mobiliser du personnel volontaire. Celui-ci sera plus efficace et motivé qu’une personne mécontente d’avoir bousculé son emploi du temps pour l’occasion.
- Prévoir des temps de repos adaptés : le Code du travail a mis en place des temps de repos obligatoires, que l’employeur doit respecter pour le bien-être des salariés.
Choisir le format de ses plannings
L’employeur est libre de choisir le format de ses emplois du temps. Aujourd’hui, il existe des outils en ligne dédiés à la création de plannings qui permettent de concevoir des calendriers très efficaces. Il suffit d’entrer les informations RH de son entreprise, de choisir un modèle et le tour est joué. Le logiciel génère des plannings sur mesure et facilement modulables, ce qui permet de limiter les erreurs et de gagner un temps considérable.
Les mentions que l’employeur doit obligatoirement faire figurer sur le planning
Pour créer un planning de travail légal, l’employeur doit s’appuyer sur les obligations mentionnées au sein de la convention collective de son entreprise et dans le Code du travail. Plusieurs informations doivent figurer sur le document :
- L’heure à laquelle débutent les journées de travail
- L’heure à laquelle terminent les journées de travail
- Les temps de pause
- Les jours de repos
- La répartition des heures sur la semaine
- La période d’effectivité du planning
Le planning est transmis à l’inspection du travail, qui veille à ce que l’entreprise respecte la durée légale du travail en France :
- 10h de travail quotidien maximum
- 48h de travail hebdomadaire
- 35h de repos par semaine minimum Maximum 6 jours de travail hebdomadaire
La forme du planning du personnel
L’employeur n’a pas de format imposé pour présenter les plannings à ses équipes. À lui de choisir ce qui semble le plus adapté à son entreprise, entre le format papier et le numérique. L’avantage de proposer un calendrier en ligne, via un logiciel de gestion du personnel, est de permettre à ses employés un accès illimité aux emplois du temps. Contrairement à une version papier qui pourrait être abîmée ou égarée. Un bon moyen de limiter les erreurs d’horaires, les absences ou les retards. Les outils RH en ligne permettent également de moduler plus facilement les plannings. Les salariés ont le choix de se positionner sur des plages horaires disponibles lorsque l’entreprise propose cette option. Les modèles sont clairs, lisibles et compréhensibles, ce qui fait partie des exigences qui incombent à l’entreprise en matière de conception de planning.
La communication du planning de travail
Le délai légal de transmission des plannings aux salariés
La loi ne mentionne aucun délai de transmission des plannings aux salariés. Il existe tout de même des obligations précisées dans les conventions collectives des entreprises. En cas d’absence d’indication, l’employeur est contraint de respecter un temps de prévenance raisonnable de 7 jours avant le démarrage de l’activité. Le mieux reste d’informer les employés de leurs horaires le plus tôt possible, pour limiter les désagréments liés à une distribution tardive des emplois du temps comme :
- des indisponibilités de la part du personnel
- le mécontentement des équipes
- les difficultés d’organisation globale
Les supports de communication des plannings
Les obligations de l’employeur concernant l’affichage des horaires de travail
Il existe différentes façons d’annoncer les horaires de travail à ses équipes, en fonction du modèle choisi par l’entreprise. Dans le cas où l’employeur applique des horaires collectifs, il est soumis à l’affichage des plannings dans le respect des obligations de l’employeur.
Un horaire collectif est un horaire qui concerne l’ensemble ou une partie des salariés d’une entreprise. Il s’accompagne d’une obligation pour l’employeur, d’afficher en caractères lisibles les emplois du temps au sein de ses locaux, dans une pièce accessible aux salariés. Il en est de même pour les équipes qui travaillent hors du siège social. Un panneau d’affichage doit être installé dans l’établissement de rattachement sous les mêmes conditions. Tous les plannings sont systématiquement datés et signés par l’employeur, avant d’être communiqués à l’inspection du travail. Les sanctions en cas de non-respect des obligations d’affichage En cas de non-respect des obligations d’affichage, l’employeur s’expose à une contravention pouvant atteindre 750€. L’absence de transmission des horaires à l’inspection du travail est considérée comme un délit passible d’emprisonnement et d’une amende de 37 500€.
Le cas des horaires individuels
Une entreprise applique des horaires individuels lorsque les plannings sont différents pour chaque salarié. Les horaires peuvent être fixes ou mobiles. Dans ce cas, l’employeur n’a aucune obligation d’afficher les emplois du temps. La loi n’impose pas non plus la distribution du document en version papier. Le personnel doit malgré tout être en mesure de consulter ses horaires au sein de l’entreprise.
L’utilisation d’un logiciel de gestion RH est particulièrement recommandée pour communiquer plus efficacement les plannings aux salariés. Le personnel dispose d’un espace privé en ligne sur lequel il a accès à son emploi du temps 24h sur 24. Si l’entreprise effectue des modifications, il est informé automatiquement du changement. Bénéficier de l’information en temps réel permet d’anticiper et de réorganiser son quotidien en amont.
L’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel pour s’assurer de la conformité de ses plannings
Une entreprise peut parfois éprouver des difficultés à concevoir des plannings qui prennent en compte à la fois :
- les modalités légales de la conception des plannings
- l’optimisation de la productivité
- les objectifs financiers de l’employeur
- les volontés et les disponibilités des salariés
Un logiciel de gestion RH tient compte de l’ensemble des informations communiquées par l’entreprise et conçoit automatiquement des plannings sur mesure. Les emplois du temps respectent la durée légale du travail en France et les horaires définis par l’employeur. En cas de modification, les calendriers sont facilement modulables, ce qui limite le risque d’erreurs. L’accès aux plannings est optimisé et la communication avec les salariés est beaucoup plus fluide.
Pour être légal aux yeux de la loi, l’employeur doit respecter un certain nombre d’obligations dans la conception des plannings du personnel de son entreprise. Le Code du travail et les conventions collectives régissent à la fois la création des emplois du temps et ce qui relève de la communication des horaires. Le planning doit préciser les informations utiles pour le salarié (horaires de début et de fin des journées de travail, temps de repos, jours de congés) et respecter la durée légale du travail en France. Concernant la communication des calendriers, il convient de consulter la convention collective de son entreprise pour connaître les délais imposés. D’autres obligations concernent les structures qui appliquent des horaires collectifs : l’affichage des plannings est obligatoire et soumis à certaines règles (lieu de l’affichage, lisibilité du document). Utiliser un logiciel de gestion de planning permet de limiter les erreurs de planning et de respecter les obligations légales liées à la conception du document.